Расчеты с подотчетными лицами в 2018 году

Расчеты с подотчетными лицами в 2018 году

В бухгалтерии каждой организации встречается документация, связанная с подотчетными лицами, то есть с лицами, которые получают денежные средства для расходов в интересах компании. Подсчет таких средств достаточно долгий и сложный процесс. К подотчетным суммам относят:

Хозяйственные принадлежности.

Расходы на представительство компании на мероприятиях, конференциях и на других подобных мероприятиях.

Расходы на командировки.

Бухгалтер может пускать расчеты на подотчетных лиц через кассу или безналичным способом. Выдавать деньги можно лишь при наличии письменного заявления на имя директора и подписанного последним. Поле того, как сотрудник выполнил свое задание, он должен предоставить детальный отчет траты средств с подтверждающей документацией. Если работник имеет доказательства дополнительных затрат, то они тоже должны быть выплачены. В случае, когда средства наоборот остались, работник обязан их вернуть в кассу.

С начала 2012 года в силу вступило «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами России на территории РФ». Соответственно данному Положению несколько изменились расчеты подотчетных средств.

Как уже говорилось, есть два варианта расчета: наличный и безналичный. Порядок произведения наличных расчетов регламентируется согласно Положению Центробанка №373-П. За новыми правилами расходный подотчет оформляется с помощью кассового ордера. Сотрудник должен подать заявление на выдачу подотчетных средств. В заявлении указывается дата. Когда эти средства должны вернуться. Раньше же, подобные выдачи происходили, опираясь на указ руководителя с прилагаемым списком сотрудников, которым положено выплатить определенную сумму подотчетных средств.

Сотрудник должен на протяжении 3 сдать отчет за потраченные деньги. К отчету прилагаются подтверждающие документы. Если же сотрудник не сдал вовремя отчет, сума высчитывается с его зарплаты.

Другой метод оплаты подотчетных средств, а именно расчет безналичными денежными средствами, немного отличается от предыдущего. Сотрудник не должен писать заявление на выдачу средств. Кассовая документация сводится до минимума. Выдавать деньги можно даже тогда, когда сотрудник находится в командировке, это упрощает весь процесс. Трудности при данном способе расчета также возможны. Они возникают при обработке процессов банком. Но если опираться на законодательство и вовремя отреагировать на проблему, то можно избежать неприятных последствий.