Как оформить траты на комфорт в командировках

Командировочные расходы должны соотноситься и со здравым смыслом — так считают налоговики. Как оформить расходы на командировку, чтобы это устроило проверяющих.

Бывают случаи, когда командированный работник не может подтвердить расходы документами. Например, сотрудник потерял их. Тогда к авансовому отчету работник прикладывает служебную записку. В ней поясняет, почему отсутствуют документы о расходах. Решение о таких расходах принимает работодатель.

Если командированные сотрудники проживают в гостинице, им могут понадобиться дополнительные услуги вроде платной парковки, трансфера, доступа в конференц-зал. Смотрите, какая ситуация возникает с НДС, налоговыми расходами, НДФЛ и страховыми взносами.

НДС. Входной налог по расходам на допуслуги гостиницы принимайте к вычету, если соблюдены условия. Во-первых, когда есть документы-основания для вычета. Во-вторых, стоимость допуслуг разрешено учесть в расходах по налогу на прибыль (п. 2 и 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК).

Вычет возможен не по всем услугам, а только по тем, которые закреплены законодательно (разд. VII и VIII приложения 4 к Положению, утв. постановлением Правительства от 18.11.2020 № 1860). Сюда, к примеру, входит хранение багажа, автостоянка, библиотека, трансфер, конференц-зал и зал для совещаний, комната отдыха и пр. (п. 3 ст. 164 НК, письмо Минфина от 19.05.2022 № 03-07-11/46390). Исключения — услуги по ставке НДС 0 процентов: стирка, глажка, мелкий ремонт одежды и т. п. Эти расходы формируют единую цену гостиничного номера (письмо Минфина от 27.07.2022 № 03-07-15/73570).

Налог на прибыль и расходы по УСН. При налогообложении прибыли и УСН можно учесть стоимость допуслуг гостиницы, связанных с нормальными условиями проживания: пользование прачечной, химчисткой и т. д. Перечень дополнительных услуг законодательно не определен. Поэтому вы вправе ориентироваться на потребности сотрудника в удобстве и комфорте, а не на минимальный набор допуслуг (постановление Шестнадцатого ААС от 01.02.2021 по делу № А15-1287/2019). Будьте готовы, что налоговики проверят допуслуги с точки зрения их необходимости. Например, компенсация расходов на авто у гостиницы будет необоснованной в нерабочее время.

Требования о том, чтобы расходы сотрудника на проживание были минимальными, НК не содержитНК прямо запрещает включать в расходы услуги, выделенные в счете отдельно, которые связаны с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах, допобслуживанием в номере: мини-бар, платные каналы телевидения, а также пользование бассейном, тренажерным залом, сауной и т. д. (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Исключение — когда стоимость этих услуг не указана в гостиничном счете отдельной строкой. В таком случае учитывайте ее в общей сумме расходов на проживание (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК).

НДФЛ и страховые взносы. Нужно ли удержать НДФЛ и начислить взносы с компенсации допуслуг, зависит от того, указана ли стоимость таких услуг в гостиничном счете отдельно.

Компания вправе компенсировать командированному сотруднику «иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя». При условии что перечень закреплен в локальном акте компании, например в положении о командировках. Тогда удерживать НДФЛ и начислять взносы не нужно (ст. 168 ТК, п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Однако не платить НДФЛ и взносы все же рискованно. Налоговики могут признать, что затраты, связанные с созданием повышенного комфорта или удовлетворением личных потребностей сотрудника, не имеют отношения к расходам на наем жилого помещения. Особенно если это управленческий персонал, а расходы значительные.

Самый безопасный вариант для компании и сотрудника — когда стоимость допуслуг гостиницы не указана в счете отдельной строкой. В таком случае учтите ее в общей сумме расходов на проживание.